Tipps für Pivot Tabellen

Datumsangaben können per se nicht einfach nach z.B. Monaten oder Jahren ausgewertet werden.  Wenn wir sie beispielsweise in den Spalten einer Pivot Tabelle angeordnet haben, werden sie in älteren Excel-Versionen ebenso dargestellt, wie sie eben sind: als Einzel-Datum. Mit einem Rechtsklick auf ein beliebiges Datum finden wir im Kontextmenü den Eintrag „Gruppieren“. Der Datentyp wird sofort erkannt und wir bekommen Monate, Quartale und Jahre angeboten. Wählen wir mehrere Gruppierungsmöglichkeiten, so bekommen wir „Jahre“ als neues auswählbares Feld in der Feldliste bei den Spaltenbeschreibungen dazu. In neueren Excel-Versionen sollte das automatisch gelingen.

Wenn wir z.B. bei einer Präsentation eine visuelle Zeitlinie einfügen wollen, anstatt über einen Filter Zeiträume auszuwählen, bieten uns die Excel Pivot Tabellen ein besonderes Werkzeug an. Im Kontextregister gehen wir auf Analysieren – Filtern – Zeitachse einfügen. Im Dialogfeld bekommen wir die verfügbaren Felder angezeigt, die Zeitinformationen enthalten. Wir wählen das Feld aus, welches wir nutzen wollen und bestätigen die Auswahl mit OK. Dann bekommen wir ein zusätzliches Fenster eingeblendet (mit einem speziellen Kontextregister Zeitachsentools – Optionen!). Dort können wir einfach und schnell die Zeiträume auswählen, welche wir anzeigen möchten. Die Anzeige der Daten in der Pivot Tabelle reagiert sofort. In der Anzeige rechts oben mit dem Auswahl-Dreieck kann man auswählen, welche Details man angezeigt bekommen möchte, also Tage, Monate, Quartale oder Jahre.

Um Werte aus einer Pivot-Tabelle in einer Formel zu verwenden, müssen Sie mit einem "berechneten Feld" arbeiten. Dieses berechnete Feld ist dann ein Teil der Pivot-Tabelle und lässt sich genauso einsetzen wie die herkömmlichen Felder der Pivot-Tabelle.

Wenn Sie ein Pivot-Tabellenfeld zum Beispiel unter bestimmten Voraussetzungen mit einem Prozentsatz multiplizieren wollen - etwa, um Rabatte oder Bonuszahlungen zu berechnen -, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Aktivieren Sie das Tabellenblatt mit der Pivot-Tabelle und setzen Sie den Cursor in eine beliebige Zelle des Pivot-Tabellenbereichs.
2. Erstellen Sie ein berechnetes Feld, indem Sie Analysieren – Berechnungen – Felder, Elemente und Gruppen – Berechnetes Feld anwählen.
3. Im danach angezeigten Dialogfenster geben Sie Name und Formel für das berechnete Feld ein. Wenn Sie zum Beispiel 2 Prozent Rabatt gewähren wollen, sofern im Feld "Gesamtpreis" ein Betrag über 2.500 Euro steht, könnten Sie folgende Formel eingeben:
4. =WENN(Gesmtpreis>2500;-1*(Gesamtpreis*0,02);)
5. Klicken Sie auf OK, um das berechnete Feld zur Pivot-Tabelle hinzuzufügen

Excel fügt das Feld automatisch in den Wertebereich Ihrer Pivot-Tabelle ein und berechnet die gewünschten Werte.

Außerdem steht das berechnete Feld jetzt im Bereich der allgemeinen Pivot-Tabellenfelder zur Verfügung. Dies neue Feld wird aber nicht in die Quelldaten aufgenommen.

Wenn wir eine Pivot-Tabelle erstellt haben, indem wir die Quelldaten per PowerPivot dem Datenmodell hinzugefügt haben, können wir keine berechnetetn Felder dieser Art darstellen. Dann müssen wir die entsprechenden Berechnungen im Datenmodell selbst durchführen und sogenannte Measures erstellen.

Wenn wir mehrere exakt gleich aufgebaute Tabellen, z.B. von Filialen, haben, die in unterschiedlichen Arbeitsblättern liegen, können wir die auch über einen Umweg als Pivot Tabellen darstellen. Dazu benötigen wir den Pivot Tabellen Assistenten, der etwas umständlich aufgerufen werden muss. Offiziell gibt es den gar nicht mehr, aber er ist noch in den Befehlen für die Menübänder enthalten. Am einfachsten fügen wir ihn der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu, indem wir im entsprechenden Dialog „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ aufrufen und dort den PivotTable und PivotChart-Assistent aufrufen.

In diesem Assistenten wählen wir zuerst „Mehrere Konsolidierungsbereiche“ aus, weiter. Im nächsten Schritt bestimmen wir, dass wir die „Benutzerdefinierte Seitenfelderstellung“ wählen. Dann haben wir die Gelegenheit, die entsprechenden Bereiche auf den Blättern auszuwählen und hinzuzufügen, bis wir alle zusammen haben. Das bestätigen wir und lassen die Pivot Tabelle auf einem neuen Arbeitsblatt erstellen. Mit einem Doppelklick auf einen Wert in der Pivot Tabelle können wir die Einzelwerte, die hier zusammengefasst wurden, wieder darstellen.